¿Por qué SI necesitas un archivo de control de proveedores para tus eventos?

Mantener el control de los proveedores es el corazón de una planificación de eventos exitosa, independientemente si estamos hablando de 2000 o 50 invitados, es crucial tener un control de todos los partners involucrados para garantizar que todos los detalles están cubiertos.

¿Qué es un archivo de control de proveedores y por qué es importante?
Un archivo de control de proveedores es una herramienta que centraliza toda la información clave sobre los proveedores que participan en un evento: contactos, presupuestos, estados de pago, requisitos técnicos y más. Tener esta información al alcance agiliza la comunicación y te evitará posibles dolores de cabeza perdiendo el tiempo buscando mails y comparando distintos presupuestos, detallando cada etapa del proceso.

Recomendaciones de alterntivas para crearla:

Existen multiles herramientas digitales para crear sheets personalizadas que funcionen de control. Aquí te dejamos nuestras recomendaciones de las mejores herramientas:

1. Notion: Esta plataforma de organización es increíblemente versátil. Puedes crear bases de datos personalizadas para proveedores, agregar etiquetas, fechas de vencimiento y documentos adjuntos, todo en un solo lugar. Además, su diseño visual facilita el seguimiento de tareas.
2. Trello: Perfecto para los amantes de la metodología agile, Trello permite gestionar proveedores a través de tableros visuales. Puedes organizar columnas por etapas (contactado, pendiente, confirmado, pagado) y asignar tareas a los miembros del equipo.
3. Monday.com: Si trabajas con un equipo grande, Monday.com es ideal para gestionar todo el flujo de trabajo de un evento. Puedes crear cronogramas, gestionar presupuestos y asignar responsabilidades a cada miembro.
4. Google Sheets: Para quienes prefieren lo simple y accesible, Google Sheets sigue siendo una gran opción. Ofrece la posibilidad de colaborar en tiempo real con todo tu equipo y actualizar datos al instante.
5. Airtable: Combina la simplicidad de una hoja de cálculo con la potencia de una base de datos. Con Airtable, puedes crear un sistema completo para gestionar proveedores, establecer relaciones entre tablas (por ejemplo, proveedores y presupuestos) y generar reportes automatizados.

Y por supuesto la herramienta que no podiamos dejar de mencionar es Excel, como sabemos que suele ser la herramienta predilecta para base de datos de muchas empresas, hemos diseñado una plantilla de control de proveedores que te servira para tener todo controlado y que no se te escape nada:

Beneficios de la plantilla:

• Tener todos los datos de los proveedores clave en un solo lugar.
• Gestionar el seguimiento de tus proveedores paso a paso.
• Controlar presupuestos y pagos de forma sencilla.
• Personalizarla según las necesidades específicas de tu evento.