En toda organización de evento que tengamos entre manos, la primera decisión que hay que tomar, o casi la primera, es decidir dónde va a tener lugar dicho evento. No es baladí para nada, ya que otros aspectos cruciales como el aforo, las actividades a realizar o la logística de asistencia, dependen en gran medida de esa elección. Pero, ¿sabemos cómo proceder con la solicitud de espacio para evento ?
No parece complicado… hasta que la liamos en algún punto que parecía entendido. En YNEON hemos iniciado decenas de procesos de solicitud de espacio para evento, así que, con esta explicación detallada, lo tendrás clarísimo .
Pasos a dar en la solicitud de espacio para evento
En una fase inicial, hay que tener absolutamente claro qué vamos a necesitar. Qué tipo de características a requerir el evento para entonces, ponernos a peinar el mercado en busca del lugar perfecto .
Definir los objetivos del evento
✔️ ¿Cuál es el propósito del evento? (Lanzamiento de producto, formación, fiesta de empresa, congreso, etc.).
✔️ ¿Qué mensaje queremos transmitir?
✔️¿Qué experiencia queremos que vivan los asistentes?
Establecer el presupuesto
¿Qué cantidad se puede destinar al alquiler del espacio? Hay que considerar no solo el alquiler, sino también costes adicionales (cátering, equipo audiovisual, mobiliario, personal, etc.).
Determinar los requisitos técnicos y logísticos
Por ejemplo, absolutamente clave, el aforo. ¿Cuántas personas asistirán ? Esto define el tamaño del espacio que se va a necesitar para el evento.
Luego, casi igual de vital, la fecha y horario en la que se llevará a cabo el acontecimiento. Hacernos preguntas primordiales como si es una fecha flexible, o si nuestro evento es de día completo o por el contrario sólo se va a desarrollar en unas pocas horas. Como veis, preguntas obligatorias cuyas respuestas hemos de tener claras.
Como no, la ubicación marca el paso en muchos aspectos. Si elegimos el espacio en una zona céntrica, implica ventajas evidentes (ej. acceso por transporte público accesible) pero también inconvenientes (ej. limitación de fechas disponibles o precio); así como optar por lugares más a las afueras o en áreas periféricas.
Decisión como imagináis, determinante y que también marcará cómo realizar la solicitud de espacio para el evento.
¿Vamos a necesitar un proyector, pantallas o sistemas de sonido? ¿Conexión a internet de alta velocidad? Casi seguro que la mayoría de estas funcionalidades, encajarán en la organización de muchos eventos. Así como servicios adicionales como cáterin, barras de bebidas, guardarropa o seguridad.
Ya sea en las conversaciones previas con los responsables del espacio, vía telefónica, email o en persona, pero en la presentación de la solicitud de espacio para evento, debemos especificar tales necesidades técnicas, así como el mobiliario requerido (mesas redondas, teatro, escuela, cóctel), o si vamos a necesitar opciones concretas de acceso para personas con movilidad reducida o espacio privado para aparcar los vehículos, por ejemplo.
Solicitud de espacio para evento: Fase 2
Con la lista de requisitos en mano, es momento de empezar la búsqueda del espacio que reúna las condiciones ideales para albergar el evento. Cualquier vía es bien recibida, ya sea recomendaciones que nos hayan llegado de colegas de profesión, proveedores, clientes o conocidos fuera del trabajo, o emplear el entorno digital para filtrar nuestra búsqueda.
Google, redes sociales, directorios temáticos con espacios para celebrar eventos, revistas especializadas… Cualquier camino es interesante en la investigación de espacios.
Consejo desde YNEON : Ir con la mentalidad abierta. Considerar diferentes tipos de espacios (hoteles, centros de convenciones, espacios singulares – museos, galerías), fincas, terrenos al aire libre, restaurantes, etc.).
Creación de una ‘shortlist’
Una vez que se tienen varios espacios que creemos que pueden encajar, creamos una lista corta (3-5 opciones máximo) y repasamos con detenimiento si cumplen con los requisitos básicos exigidos en aforo, ubicación, disponibilidad en las fechas y rango de precios.
Ahora es cuando nos toca visitarlos y tener un primer impacto in situ. Recomendamos no enviar la solicitud de espacio para evento a ningún emplazamiento sin antes haberlo visitado en persona (no os podéis imaginar las “diferencias” que puede haber entre la web/imágenes y el lugar físico ).
Preguntar mucho a la persona que nos atienda, inspeccionar las áreas principales donde el evento tendrá incidencia, saber perfectamente el origen de los productos alimenticios, qué opciones gastronómicas hay, temas logísticos, de recepción de los invitados/as, etc.
Algunas preguntas extra out of the box que podrían ser útiles (o no, dependerá de la tipología de nuestro evento) llegado el caso:
¿Hay exclusividad con algún proveedor de cátering o audiovisuales?
¿Qué horarios de montaje y desmontaje se incluyen?
¿Existen restricciones de ruido o de horario?
¿Tienen licencia para el tipo de evento que se va a celebrar?
Como veis, son muchos puntos a cubrir, por lo que llevarlos bien anotados para no dejarnos nada sin consultar. Y así, con todos los espacios seleccionados.
Otra última cosa a este respecto, cuando tengamos casi decidido el espacio para el evento (o estemos entre dos o tres), viene bien agendar, si es posible, una segunda visitar cuando haya un evento similar al que nosotros vamos a crear, ya sea por la noche, de día y con un aforo acorde.
Solicitud de presupuestos
Y al final de cada visita, solicitar presupuesto para albergar el evento.
Otra recomendación nuestra desde YNEON: Pedir el presupuesto, aunque la inspección in situ haya sido negativa. Información valiosa que nos vendrá bien conservar.
En esa propuesta final presupuestaria, que no falte:
- Tarifas de alquiler.
- Servicios incluidos (mobiliario, personal, limpieza, etc.).
- Cualquier coste adicional o servicio opcional (cátering, audiovisuales, etc.).
- Condiciones de pago y cancelación.
Fase crucial: Negociación y contratación final del lugar del evento
Es muy posible que, si las conversaciones/negociaciones con los diferentes representantes de los espacios que estamos viendo incluyen muchos flecos, tengamos más o menos margen para debatir servicios y precios. Bien sabemos en YNEON que organizar un evento supone una inversión nada desdeñable, y eso, los propios espacios que aspiran a acogerlos, también lo saben, lo que nos deja margen a la negociación.
No dejarnos llevar sólo por el precio. Las propuestas se analizan en su conjunto, no sólo desde el prisma económico. Quedarse con la opción con el precio más bajo, no siempre es lo más inteligente .
Es de Perogrullo, pero hay que decantarse por el lugar que mejor se ajuste a los objetivos y al presupuesto que tengamos. Y que mejores condiciones verbales o contractuales nos ofrezcan. Y aquí es donde ya sabremos si podemos negociar el precio general o particular de algún servicio, además de los términos del contrato, si así lo consideramos.
Acuerdo formal
Una vez que se ha elegido la opción ideal, es el momento de formalizar el acuerdo en la solicitud del espacio para el evento. Debería ser algo fácil y sin fricciones, pero pequeños flecos que no hayan salido previamente en las conversaciones pueden entorpecer el acuerdo.
Siempre, siempre, leer detenidamente el contrato antes de firmar. En eventos grandes, de involucren muchos actores, empresas, instituciones, etc., hacerlo con nuestro abogado o gestor. Estaremos mucho más convencidos de lo que firmamos .
Como no, hemos de asegurarnos que todos los detalles y toda la información está hablada, consensuada, y en su caso, plasmada por escrito (incluidos las políticas de cancelación).
Firma del contrato y pago de la señal
Casi el paso final del proceso de solicitud de espacio para evento. Y es que una vez que se está de acuerdo con todas las cláusulas, se procede a firmar el contrato. Lo más normal es que nos exijan la realización de un pago inicial, en materia de señal o depósito inicial para reservar el espacio.
El ingreso de esa señal económica certifica definitivamente el alquiler del espacio para nuestro evento.
Fase definitiva del acuerdo para nuestro evento
Tened en cuenta que la contratación no es el final, sino el inicio de la colaboración. Ya hemos llegado a la meta en el proceso de solicitud de espacio para evento, pero ahora toca hacer posible ese fantástico acontecimiento para que nuestro cliente pueda estar orgulloso y satisfecho de la exposición de su marca y del trabajo realizado.
Entre nosotros, la agencia de eventos, y los responsables del lugar del evento, la comunicación ha de ser constante. Una vez se ha firmado el acuerdo, no hay tiempo que perder.
Ni que decir tiene que todas las personas involucradas han de estar informadas del timing del evento, los planos de montaje y cualquier otro detalle logístico. Toda esta información se ha de compartir y asegurarnos de que se trabaja conforme a la planificación fijada.
Coordinación con proveedores
En las conversaciones previas durante el proceso de solicitud de espacio para evento, hemos de haber especificado el nombre y servicio de los proveedores que también van a hacer posible el acontecimiento. Tanto de los proveedores que nosotros como agencia vamos a aportar, como los proveedores externos que trabajen habitualmente con la empresa propietaria del lugar del evento.
Que ambas partes sepan bien quiénes van a entrar (cátering, audiovisuales, músicos, personas de grafismos, etc.) y asegurarse de que conocen perfectamente las normativas del lugar.
Conclusiones
Realmente, el procedimiento de solicitud de espacio para evento va más allá del propio acuerdo entre emplazamiento y el organizador/a del evento. Hasta que no se lleva a cabo la acción del evento, incluso días o semanas después, con el feedback y las conclusiones o consecuencias del mismo, todo el trabajo alrededor de una elección de emplazamiento y de la propia puesta en escena, no se puede valorar en su justa medida.
Siguiendo este procedimiento detallado que hemos plasmado en el artículo, sabemos en YNEON que se minimizan al máximo los riesgos de una mala elección.
¿Tenéis alguna idea que aportar a este proceso de solicitud de alquiler de espacio para nuestro evento ? Somos todo oídos .
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